Importar productos desde Excel

Si ya tienes tus productos en una hoja de Excel, el asistente los crea todos de una vez. Si el Excel trae la cantidad que tienes, también les da entrada al inventario con su costo.

Antes de empezar

• El archivo tiene que ser .xlsx. Si lo tienes en .xls o .csv, ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx.
• Necesitas una columna con el nombre y otra con el precio de venta. Las demás son opcionales: descripción, costo, código, categoría y cantidad.
• También sirve el IPV (movimiento detallado de mercancías): el asistente lo reconoce y usa la columna Final como existencia.
• Tu usuario necesita permiso para crear productos.

Ejemplo de Excel (tienda de ropa)

Producto	Precio venta	Costo	Código	Categoría	Existencia
Pantalón jean azul 32	4500	3000	PJ-32	Pantalones	12
Camisa blanca M	2800	1700	CB-M	Camisas	20
Cinto de piel	1500	900	CI-01	Accesorios	8

Importar

1. En Catálogo › Productos, pulsa Importar Excel.

2. Pulsa Subir archivo Excel y elige el archivo. Si es un IPV, sale «Formato IPV detectado: productos, precios, costos e inventario (Final).». Pulsa Siguiente.

3. En Tienda / ubicación de esta importación, elige la Ubicación donde entra la mercancía. Si esa tienda trabaja con cajas, elige también la Caja.

4. En la tabla Campo / Columna del Excel, revisa qué columna va en cada campo. El asistente adivina casi todas por el encabezado. Son obligatorios Nombre del producto y Precio de venta. La cantidad va en Cantidad / stock (entrada de inventario). Pulsa Siguiente.

5. En la Vista previa ves las primeras 10 filas: precio, costo, categoría y la entrada que se hará («Entrada 12 u.»). Las filas sin nombre o sin precio salen con «Faltan datos obligatorios» y no se importan.

6. Pulsa Importar N productos. Al terminar sale Importación finalizada con cuántos se importaron y cuántos no.

7. Si algún producto quedó sin categoría, pulsa Asignar categorías, elige una en cada fila y pulsa Guardar categorías.

8. Pulsa Asignar tipo. Elige Inventariable en todo lo que compras y vendes tal cual, o Elaborado en lo que se hace con receta. Pulsa Guardar tipos.

Precaución

No cierres el asistente sin pulsar Guardar tipos. Los productos se crean primero como Elaborado, y la entrada al inventario de la cantidad del Excel se hace justo al guardar el tipo Inventariable. Si pulsas Cerrar u Omitir antes, los productos quedan sin existencia y como elaborados sin receta. Tendrías que cambiarles el tipo a mano y dar entrada a la mercancía.

Qué se crea

• Cada fila válida es un producto nuevo, En venta, con el precio y el costo del Excel.
• Una categoría del Excel que no existe se crea sola antes de importar («(nueva)» en la vista previa).
• Si hay cantidad, la entrada al inventario se registra con la razón «Importación por Excel», en la tienda y la caja que elegiste, con el costo de la fila.
• Los Elaborado quedan ofrecidos solo en la tienda que elegiste.

Bueno saber

• El asistente no actualiza productos que ya existen: siempre crea nuevos. Si un código ya está en tu catálogo, esa fila da error («con error»). Si importas el mismo Excel sin códigos dos veces, los productos salen repetidos.
• Dos filas con el mismo código dentro del Excel se importan las dos: a la segunda se le añade «-1» al código.
• La cantidad se redondea hacia abajo a número entero: 12,5 entra como 12.
• El Excel no trae código de barras. Ponlo después en cada producto. Mira Códigos de barras.
• Sin ubicación elegida no se hacen entradas de inventario («Sin ubicación para movimiento»).