Cuentas financieras y saldos

Una cuenta financiera es un lugar donde tienes dinero: la caja de la tienda, una tarjeta, un fondo para la nómina. Cada cuenta tiene una sola moneda y su saldo sale de sus operaciones: cobros, gastos, pagos a proveedores, transferencias.

Antes de empezar

• Cuentas financieras es del plan Base o superior (módulo Finanzas).
• Para ver las cuentas tu rol necesita permiso de lectura de reportes. Para crearlas, abonar, transferir o retirar, los permisos de Préstamos y Gastos.

Crear una cuenta

1. En el menú, grupo Finanzas, abre Cuentas financieras y pulsa Nueva cuenta.

2. Escribe el Nombre (por ejemplo «Caja principal» o «Fondo nómina»).

3. Elige el Tipo: Caja, Por cobrar, Por pagar, Capital / equity o Personalizada.

4. Si la cuenta es de alguien (por ejemplo, el dinero que guarda el dueño), elígelo en Persona vinculada.

5. En Negocio (opcional) deja Organización si la cuenta es de toda la empresa, o elige una tienda.

6. Elige la Moneda. «No se puede cambiar después de crear la cuenta.»

7. Si ya hay dinero en ella, escríbelo en Saldo inicial. Se registra como movimiento de apertura.

8. Pulsa Crear.

Ejemplo. Tienes 25 000 CUP en la caja fuerte y 300 USD aparte. Crea «Caja CUP» (tipo Caja, moneda CUP, saldo inicial 25 000) y «Caja USD» (tipo Caja, moneda USD, saldo inicial 300). Son dos cuentas porque son dos monedas.

Ver el saldo y las operaciones

La lista muestra Nombre, Tipo, Saldo, Moneda, Negocio, Persona y Estado. Por defecto salen solo las Activas; con los filtros Tipo y Estado ves las demás.

Pulsa una cuenta para abrir su detalle:

• Resumen: Saldo actual, Saldo inicial, Moneda, Tipo, Negocio y los botones de Acciones.
• Operaciones: el Historial de operaciones con Fecha, Tipo, Descripción, Origen (tienda y caja de donde vino el dinero), Registrado por e Importe.

Los tipos de operación que verás: Cobro de venta, Pago de gasto, Pago de entrada, Transferencia, Abono manual, Retiro de utilidad, Ajuste manual, Cargo y Asignación utilidad.

Abonar dinero a mano

Usa Abonar cuando entra dinero que no viene de una venta ni de un cobro registrado en el sistema.

1. En el detalle de la cuenta, Resumen, pulsa Abonar.

2. Escribe el Monto y el Motivo (es obligatorio).

3. Pulsa Abonar.

Sacar dinero del sistema

Retirar es para el dinero que sale del negocio, por ejemplo cuando el dueño se lleva utilidades.

1. En Resumen, pulsa Retirar. Se abre Retirar del sistema.

2. Escribe el Monto. Si es la utilidad de un mes concreto, elige el Periodo (opcional).

3. Escribe el Motivo (por ejemplo «Retiro de utilidad en efectivo») y pulsa Retirar.

No puedes retirar más de lo que tiene la cuenta. Para mover dinero entre tus cuentas no uses Retirar: usa Transferir.

Imprimir las operaciones del día

En la pestaña Operaciones, pulsa Imprimir operaciones de hoy. Sale un comprobante con cada operación del día (hora, tipo, descripción, origen e importe), el Neto del día y espacio para firmar «Revisado por» y «Autorizado por». Cada fila tiene además su propio botón Imprimir comprobante.

Si no se abre nada: «El navegador bloqueó la ventana de impresión. Permite las ventanas emergentes.».

Bueno saber

• El saldo no se escribe a mano: sale de las operaciones. Para corregirlo, abona, retira o transfiere; o cambia el Saldo inicial con Editar (usa 0 para quitarlo).
• Los cobros de las ventas llegan a la cuenta que tenga asociada cada método de pago.
• Desactivar saca la cuenta de las listas, pero no borra sus operaciones.
• «Hoy» es el día según la hora de tu computadora.