Órdenes de compra y recepción

Una orden de compra deja por escrito qué le pides al proveedor, cuánto y a qué costo. Cuando llega la mercancía, la recibes desde la orden: entra al inventario con ese costo y, si no la pagaste en el momento, queda como deuda en Cuentas por pagar.

Antes de empezar

• Las órdenes de compra son del plan Negocios o superior (módulo Compras). Si no las ves, mira No veo un menú o un botón.
• Registra antes al proveedor. Se puede hacer una orden Sin proveedor, pero entonces la deuda sale como «Sin proveedor».
• Los productos tienen que existir en el catálogo.

Cómo avanza una orden

Estado	Qué significa
Borrador	La estás armando. Se puede editar o eliminar.
Enviada	Ya se la pediste al proveedor. Lista para recibir.
Recepción parcial	Llegó una parte.
Recibida	Llegó todo.
Cancelada	No va.

Aparte, la columna Pago dice Sin pagar, Pago parcial o Pagada.

Crear la orden

1. En el menú, grupo Inventario, abre Órdenes de compra y pulsa Nueva orden.

2. Elige el Negocio donde va a entrar la mercancía.

3. Elige el Proveedor y la Moneda de compra (la moneda en que te cobra). Si quieres, pon la Fecha estimada de llegada.

4. En Productos, busca el producto y escribe la Cantidad y el Costo unit.. El Importe de la línea y el Total de la orden se calculan solos. Pulsa Añadir para otra línea.

5. Si quieres, escribe Notas (referencia, condiciones…).

6. Pulsa Crear. La orden queda en Borrador con un folio (por ejemplo OC-00001).

Enviarla al proveedor

En la fila de la orden, pulsa Enviar al proveedor y confirma con Enviar. Pasa a Enviada. Desde aquí ya no se edita: si te equivocaste, cancélala y haz otra.

Recibir la mercancía

1. En la fila de la orden, pulsa Recibir mercancía. Se abre Recibir OC-… con cada producto y lo que queda Pendiente.

2. Escribe cuánto llegó de cada producto. Viene puesto todo lo pendiente; bájalo si llegó menos.

3. En Pago de esta recepción elige:

   • A crédito — queda en cuentas por pagar: le debes al proveedor el valor de lo que llegó.
   • Pagar de contado desde: …: el valor de lo recibido sale de esa cuenta en el momento y no queda deuda.

4. Pulsa Registrar recepción.

Cada producto recibido crea una entrada de inventario con razón Compra, el folio de la orden como documento y el costo pactado. Si no llegó todo, la orden queda en Recepción parcial y puedes volver a Recibir mercancía cuando llegue el resto.

Ejemplo. Pides 48 latas de Cristal a 150 CUP: la orden es de 7 200 CUP. Llegan 24. Las recibes a crédito: entran 24 latas a tu inventario, la orden queda en Recepción parcial y en Cuentas por pagar le debes 3 600 CUP al proveedor. Lo que no ha llegado no se debe.

Pagar la orden

1. En la fila, pulsa Registrar pago. Se abre Pagar OC-… con el Saldo por pagar.

2. En Entrega 1 escribe el Importe, la Moneda, el Método de pago y la cuenta de la que Sale de. Si no eliges cuenta, solo se anota que la deuda bajó.

3. Si pagas una parte en otra moneda, pulsa Añadir otra entrega. Al elegir una moneda distinta a la de la orden aparece Tasa del proveedor: la tasa a la que él te acepta esa moneda. Debajo ves cuánto «Salda» de la deuda.

4. Revisa la línea de abajo: «Cubre … de …» y si «salda la deuda completa».

5. Escribe Notas si quieres y pulsa Registrar pago.

Ejemplo. Debes 3 600 CUP. Entregas 2 000 CUP en efectivo desde tu caja y 4 USD que el proveedor te toma a 400. La segunda entrega salda 1 600 CUP. Total: 3 600 CUP, la deuda queda en cero.

Nota

En la lista de Sale de solo salen cuentas de la misma moneda que esa entrega: si pagas en dólares, sale de una cuenta en dólares.

Cancelar o eliminar

• Cancelar pide confirmación con Cancelar orden. No se puede cancelar una orden que ya tiene mercancía recibida ni una con pagos.
• Eliminar solo aparece en Borrador.

Si algo falla

Mensaje	Qué hacer
«Elige el negocio.»	Elige el Negocio antes de añadir productos.
«Añade al menos un producto con cantidad y costo.»	Completa producto, cantidad y costo en al menos una línea.
«Hay productos repetidos en las líneas.»	Junta las cantidades del mismo producto en una sola línea.
«Indica al menos una cantidad a recibir.»	Escribe cuánto llegó de al menos un producto.
«No puedes recibir más de lo pendiente en “…”»	Baja la cantidad. Si el proveedor mandó de más, dale entrada aparte al sobrante.
«El monto supera el saldo por pagar.»	Baja el importe o la tasa.
«La orden ya tiene mercancía recibida; no se puede cancelar.»	Ya entró al inventario. Si fue un error, corrige con un ajuste.

Bueno saber

• Se puede pagar por adelantado una orden Enviada, antes de que llegue la mercancía. El tope es el total de la orden menos lo ya pagado.
• Si recibes pagando de contado, se paga el valor de lo que llegó en esa recepción, nunca más de lo que falta por pagar.
• Pulsa la fila para ver el detalle: lo Pedido y lo Recibido de cada producto, Total, Pagado, Saldo por pagar y los Pagos al proveedor.
• Si no usas órdenes, puedes dar entrada directa con proveedor, o en consignación.